オフィスワークをする上で必ず発生するのが「ファイル共有」。複数の人数で何か作業を進める以上、会社以外でも趣味のグループや友人間といったところでも必要になることです。
レポートなどのワードファイルやエクセルの計算シート、はたまたパワポで作った資料やスキャンしたPDFといった、ドキュメント系のファイルを日々作ったり更新したりすることが、実際の作業の多くを占めていることが多いものです。
それ以外にも、社内の経理処理や伝票作成システムなどの業務上必須のプログラムや、作業する上で便利なユーティリティ、写真に動画に音楽といった、ありとあらゆるファイルを共有するニーズがあります。
ファイルを共有する上で、手っ取り早い方法のひとつがメールへの添付でしょう。ただ、メールという仕組みからくる容量の制限が厳しいことや、ファイルを更新していった場合にバージョン管理が難しいなどの問題があります。
オフィス内ならファイルサーバーを立ててネットワークドライブで共有というのも便利な方法です。ただし、これだとファイルに関する付帯情報やメッセージを添えて共有するということが難しいです。
スタッフがみんなコンピューターで仕事をするのが当たり前な環境となって、さまざまなコラボレーションツールが登場していますが、ファイル共有という点に絞ってみると、ベストなソリューションはないと言えるでしょう。多くの人が、上記の方法をシチュエーションに応じて使い分けることで、やりくりしてきたというのが実状です。
そこで、今回紹介したいのが「Zyncro」というツールです。このツールは、スペインの会社が開発した企業向けウェブサービスで、少数から中規模のグループでの「ファイル共有」に特化したサービスです。
特徴的なのが、そのインターフェイスで、ソーシャルネットワークの要素を取り込んでいるところです。画面を見るとわかるように、画面上に自分や自分とつながりのあるユーザーのメッセージが並んでいます。ハッキリ言えばFacebookのウォールみたいですね。
実際に使う場合も、共有したいファイルを選択し、投稿画面でファイルに関しての情報やコメントを入力して、共有したい相手を個人やグループで選択して投稿できます。そうすると、指定した相手のウォールに、共有したファイルとメッセージが表示される仕組みです。
もちろん、業務での利用を想定しているので、部署ごとにグループを作成したり、全社員に対して公開したりといった、ユーザー管理やパーミッションコントロールもできます。
Zyncroが優れているのは、ファイルを共有したり、アップロードしたファイルをダウンロードするだけでなく、ブラウザーの中でワードなどのファイルを編集できたり、ファイル名とファイルの中身まで対象にした全文検索ができたりするところです。もちろん、ファイルを更新した場合には、バージョン管理も可能で、古いファイルを自動的にバックアップしてくれて、あとから差し戻すこともできます。
このサービスは、日本語版も展開しており、5ユーザーまでは無料で、それ以上のユーザー数で利用する場合は有償です。なので、まずは自分のチームや部署内でお試しに利用してみることができます。
なんとなくみんなが不便だなと思いつつも、これまでよい方法がなかった仕事でのファイル共有。
ソーシャルという方法が、その救世主になるかもしれません。
